Quando si prepara una presentazione, uno dei principali dubbi riguarda il tempo da dedicare a ciascuna slide. La risposta non è univoca, ma alcune regole e consigli pratici possono aiutare a mantenere alta l’attenzione del pubblico e a trasmettere il messaggio in modo chiaro ed efficace. Una delle regole d’oro più citate dagli esperti è parlare circa 2-3 minuti per ogni slide, evitando di dilungarsi troppo su ciascun punto e preferendo la sintesi alla sovrabbondanza di informazioni. Questa tempistica permette di mantenere un ritmo vivace e sostenuto, evitando che chi ascolta si distragga o si annoi.
Il segreto dell’equilibrio: meno è meglio
L’equilibrio tra quantità e qualità delle slide è fondamentale per mantenere il pubblico coinvolto. Ogni slide dovrebbe essere dedicata a un solo concetto chiave, con il testo ridotto al minimo, immagini di supporto e grafici semplici. Il principio “meno è meglio” suggerisce di evitare presentazioni con troppe slide, che frammentano il discorso, o troppo poche, che rischiano di non fornire abbastanza supporto visivo. Un consiglio diffuso è quello di organizzare la sequenza delle slide seguendo una logica narrativa:
- Una slide introduttiva con titolo, obiettivo e relatore
- Introduzione che contestualizza l’argomento
- Parte centrale che sviluppa i contenuti
- Slide conclusiva incisiva
- Slide finale per domande e interazione
Parlare per 2-3 minuti per ogni slide è generalmente considerato il ritmo ideale, ma questa regola può essere adattata in base al livello di complessità dei temi affrontati e al tipo di platea.
Regole e strategie per non annoiare
La regola del 10-20-30 di Guy Kawasaki è un riferimento nel mondo delle presentazioni: 10 slide per 20 minuti di presentazione, con caratteri di almeno 30 punti per garantire leggibilità. Applicando questa regola si ottiene una presentazione dinamica e incisiva, dove ogni slide viene trattata in circa 2 minuti. In una lezione da un’ora, molti esperti consigliano di non superare le 15-20 slide, lasciando spazio per approfondimenti, esempi pratici e il confronto diretto con chi ascolta. Naturalmente, non esistono formule fisse: molto dipende dall’ampiezza degli argomenti, dal grado di approfondimento desiderato e dalle esigenze specifiche dell’evento.
Un altro accorgimento tecnico è seguire la regola del 5×7: massimo 5 parole nel titolo di ogni slide, non più di 7 righe di testo, meno di 7 parole per riga. Questo schema aiuta a rendere ogni diapositiva facilmente assimilabile dal pubblico, evitando il sovraccarico di informazioni. Il testo dev’essere essenziale, mentre immagini e parole chiave aiutano a fissare i concetti.
Catturare e gestire l’attenzione
Le prime slide sono cruciali per catturare l’attenzione: la diapositiva di apertura deve indicare subito il fulcro del discorso e orientare la platea sul tema trattato. È importante evitare distrazioni e andare subito al punto, sfruttando il picco di attenzione che si ha all’inizio della presentazione. Le slide successive devono approfondire il tema, con passaggi chiari e progressivi, ma mai troppo diluiti.
Ogni relatore deve tenere conto che, man mano che la presentazione procede, l’attenzione tende a calare. Per questo è consigliabile:
- Alternare brevi spiegazioni a domande rivolte al pubblico
- Utilizzare video, esempi pratici e aneddoti
- Curare il ritmo, evitando pause troppo lunghe o digressioni fuori tema
- Impostare ogni slide come supporto visivo e non come la trascrizione della propria voce
Al termine di ogni sezione conviene inserire momenti di confronto o brevi sesi di domande, per mantenere la platea attiva e partecipe.
Personalizzazione e contesto: adattare la regola alla situazione
Non esistono regole universali valide per ogni presentazione. Contesto, target e obiettivi devono sempre guidare la struttura e il ritmo dell’esposizione. Una conferenza scientifica potrà richiedere tempi più lunghi per ogni slide e un numero maggiore di diapositive rispetto a una riunione informale o a una presentazione commerciale. Per questo, è importante definire in anticipo:
- Durata complessiva dell’intervento
- Livello di expertise del pubblico
- Tipo di messaggio da trasmettere (informativo, motivazionale, formativo)
- Necessità di lasciare spazio a interventi o domande
Ad esempio, per una presentazione di vendita si consiglia di combinare dati e narrazione, mentre una difesa accademica dovrebbe dare spazio alle prove e alle tabelle, aumentando tempi e numero di slide.
La presentazione multimediale rappresenta uno strumento versatile che, se ben dosato, permette di adattare tempi e contenuti alle esigenze di qualsiasi settore professionale.
Cambiamento, varietà e coinvolgimento
Per evitare che il pubblico si annoi, è essenziale introdurre elementi di varietà e cambiamento nel tono e nelle modalità di presentazione. Non bisogna temere di alternare slide altamente visive con altre più testuali, video, quiz o brevi esercitazioni pratiche. Un’altra tecnica è quella di far partecipare il pubblico con domande dirette o attività interattive che spezzano la monotonia e mantengono viva l’attenzione.
La regola d’oro resta quella di mantenere il discorso vivace e sintetico, centrando ogni slide su un unico concetto e non superando 2-3 minuti di spiegazione per ognuna, calibrando tempi e modalità in base al contesto specifico.
